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El corazón de la memoria de su organización se encuentra en sus registros. Si su organización valora su historia, usted debe actuar para rescatar cartas, minutas, informes, fotografías, publicaciones y demás documentos originales que con los años han sido generados y recopilados por funcionarios, miembros, directorios, empleados o voluntarios. Estos documentos ofrecen un testimonio único de los logros de su organización. Dichos materiales también son extremadamente valiosos para fines administrativos, legales, fiscales y de relaciones públicas. La historia de su organización también es importante para su comunidad. Al donar los registros de su organización a un depósito de archivo, usted garantizará que su historia y su legado sean parte para siempre de la memoria colectiva de la comunidad.
Un depósito de archivo es un lugar donde los archivistas y curadores profesionales cuidan y preservan documentos que tienen importancia histórica. Los depósitos históricos, también llamados archivos, se encuentran con frecuencia en agencias históricas o bibliotecas cuya misión es garantizar la protección y facilidad de acceso de los materiales que alojan. Un archivo puede ofrecer un almacenamiento seguro contra el medio ambiente para los registros inactivos, y por lo tanto liberar un espacio valioso para las operaciones comerciales actuales. Un depósito de archivo puede proteger los registros al controlar su manejo y uso. Lo más importante es que puede permitir el acceso a la información de los registros para la investigación, tanto de los miembros de su organización como del público en general. Al guardar los registros en un depósito de archivo usted da un paso importante para su preservación, y conserva los recuerdos que contienen.
Muchos de los registros generados en una organización tienen valor a largo plazo. Un depósito tiene interés en los registros que ilustran mejor el propósito, las actividades y las políticas de su organización. En general, dichos documentos representan un “producto final”; por ejemplo, un informe final en lugar de un borrador. Los archivos están más interesados en grupos de materiales relacionados que en elementos individuales. Los registros deben estar inactivos; es decir, que ya no se usen regularmente para las operaciones comerciales de rutina. Antes de transferir los registros a un depósito de archivo, el archivista debe estudiar los documentos de su organización para determinar los materiales que tienen un valor histórico perdurable. Puesto que el valor de investigación de los registros puede disminuir si se retiran o reacomodan elementos, los registros no deben reducirse, desecharse o reacomodarse antes de que los examine un archivista. A continuación enumeramos algunos de los tipos de documentos que guardan los depósitos de archivo para la investigación histórica y administrativa:
Es posible que el depósito no acepte todo lo que se le ofrezca debido a limitaciones de personal y de espacio. El archivista le puede ayudar a determinar los documentos o materiales que se ubican dentro del alcance del depósito. Si los registros de su organización no son adecuados para un depósito, tal vez exista otro al cual lo pueden recomendar.
Los archivos son dirigidos por profesionales, cuya prioridad principal es el preservar los materiales históricos y dejarlos disponibles para su uso. Si su organización dona sus registros, el personal de ese depósito será el responsable de cuidar los registros y seguirá trabajando con su organización cuando use los registros y cuando periódicamente agregue más a la colección. Sientase en la libertad de ponerse en contacto con el archivista de una biblioteca local, universidad, sociedad histórica o museo para conocer los detalles acerca de sus operaciones de archivo. La Society of American Archivists (info@archivists.org) también le puede ofrecer información y sugerencias.
a una empresa; en general no puede invertir materiales y mano de obra en la preservación de elementos que no le pertenecen. No ser dueño del material limita enormemente la capacidad del archivo para cuidar los registros de manera adecuada. El depósito le presentará un contrato donde se definen las condiciones de la relación de mutuo acuerdo de todos los involucrados. La mayoría de los depósitos no puede prometer que los materiales donados se usarán de una manera específica como una condición para aceptar el regalo. Muchos archivos usarán los materiales en sus colecciones para exhibiciones que cumplen con normas con el fin de garantizar la protección de los registros. El depósito no puede garantizar uso de ninguna colección de materiales para una exhibición o investigación específica. Si su organización es un negocio que aún esta activo, lo mejor es hacer donativos periódicos de los registros. Los archivistas hablarán con usted los intervalos adecuados para realizar estos donativos. Con el fin de garantizar el contacto con regularidad, su organización puede asignar como uno de los deberes de alguno de sus funcionarios la transferencia periódica de los registros inactivos.
por las políticas escritas del depósito acerca de la disponibilidad, la duplicación de fotografías y la publicación. Antes de finalizar el convenio de donación, el archivista o curador debe comentar las políticas de acceso al depósito con un representante designado de la organización, así como cualquier necesidad o inquietud especial de la organización donadora. Los registros de la organización pueden contener materiales confidenciales. Con el fin de proteger la privacidad de las personas o los secretos comerciales, tal vez sea necesario comentar las limitaciones al acceso a ciertas partes de la colección. Aunque los archivistas desean que todos los documentos sean de acceso libre para los investigadores, usualmente estarán de acuerdo en establecer limitaciones razonables por un período de tiempo definido.
La cesión de los derechos de autor es un asunto complejo, y la organización debe hablar acerca de los detalles de la propiedad de los derechos antes de finalizar un contrato de donación.
Su organización debe hablar con su contador o abogado fiscal sobre la posibilidad de obtener una deducción de impuestos por donar materiales a un depósito de archivo. Los archivistas no pueden ofrecer asesoría fiscal y no pueden valuar el valor monetario de una colección. Ellos le podrán ofrecer a su organización una lista de valuadores que pueden hacer valuaciones monetarias de los materiales de la organización, por un costo. La organización donadora es la que hace los arreglos y corre con los gastos de dicha valuación.
La mayoría de los archivos son instituciones sin fines de lucro. El acomodo y la descripción de una colección es la operación más cara de un depósito. Se exhorta a las organizaciones que puedan apoyar a los depósitos mediante subvenciones para ayudar a sufragar los costos de preparar, catalogar y conservar sus donativos de registros a que den su apoyo. Algunos archivos requieren ayuda financiera para mantener una colección.
Fundada en 1936, la Society of American Archivists es la asociación profesional relacionada con archivos más grandes y más antiguos a nivel nacional en América del Norte. La misión de la SAA es atender las necesidades de educación e información de más de 5,500 miembros individuales e institucionales y colaborar en el liderazgo para garantizar la identificación, la preservación y el uso de los registros que tengan valor histórico.