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Durante siglos, los documentos escritos nos han proporcionado datos esenciales sobre el pasado. A través de cartas, diarios, escritos inéditos de varios tipos y, más recientemente, los materiales visuales, grabaciones de audio y documentación digital han permitido que investigadores estudien y entiendan más a fondo la historia de familias particulares, comunidades, empresas y organizaciones. También nos han ilustrado sobre el trasfondo histórico de acontecimientos específicos, las tendencias sociales más influyentes sobre la historia de los Estados Unidos en general.
Las cartas, correos electrónicos, diarios, fotografías, y otros documentos acumulados durante años ofrecen información vital y única con respecto a su vida (contribución a su comunidad) o la historia de su familia. Materiales como estos, que obviamente son muy significativos para usted, podrían igualmente enriquecer el valor histórico de su comunidad, estado, o país. Independientemente de que los miembros de su familia hayan alcanzado, o no, un nivel de reconocimiento social, pueden haber contribuido al patrimonio de un lugar y período histórico particular. Cuando usted dona sus documentos personales o familiares a una colección de archivos, su historia familiar se convierte en parte de la memoria colectiva de su comunidad.
Las colecciones de archivos de manuscritos (también llamados repositorios, sociedades históricas y bibliotecas de colecciones especiales), conservan cuidadosamente colecciones de documentos escritos, materiales visuales, grabaciones de audio, y documentación digital creados en tiempos pasados y presentes. Estas colecciones aseguran que los documentos personales y familiares estén disponibles para ser consultadas por generaciones futuras.
Una colección de archivos es dirigida por profesionales de la información- archivistas, curadores, o bibliotecarios- cuyas prioridades son seleccionar, conservar y proveer acceso a documentos históricos. Estos profesionales discutirán con usted la importancia histórica de sus documentos y le aconsejaran cuál colección de archivos sería la mejor para almacenarlos. Además, una vez que usted done sus documentos, el personal continuará trabajando con usted en la medida en que usted identifique materiales adicionales que desee donar. La mayoría de las colecciones de archivos se rigen por un reglamento que controla el proceso de aceptación de donaciones.
Una vez el personal del archivo ha resuelto que sus documentos son apropiados para incorporarlos a la colección, acceder a donar sus materiales personales y familiares le ofrece varias ventajas. Bajo la custodia de una colección de archivos sus materiales estarían protegidos en un ambiente climático controlado, con almacenamiento físico y digital cuyo uso y manejo es supervisado de forma apropiada. Igualmente, la colección de archivos puede proveer acceso para consultar los documentos, tanto para usted como para otros. Así, en el futuro, diversos investigadores (incluyendo estudiantes, profesores, genealogistas, periodistas, y muchos más) podrán conocer, explorar y encontrar el gran valor de sus documentos familiares.
Para garantizar la preservación de materiales que posiblemente sean transferidos a una colección de archivos de manuscritos, los mismos se deben mantener en un ambiente fresco, seco y de temperatura estable. Los materiales en formato digital deberán ser copiados y actualizados regularmente para asegurar su permanencia. La mayoría de las colecciones de archivos reciben donaciones en pequeña escala, como un artículo individual y de mayor escala, como docenas de cajas o terabytes de documentos digitales. Para ser considerados como documentos con valor histórico, los materiales no necesariamente deberán estar organizados, ser “antiguos” o estar relacionados con un individuo, evento, u organización reconocida. Generalmente, las colecciones de archivos se interesan por preservar materiales que provienen de una fuente integra, más que artículos individuales. También prefieren recibir los artículos originales más que facsímiles o copias. Las fotografías, grabaciones audiovisuales y películas deberán ser identificadas apropiadamente. Los directorios y documentos digitales deben tener nombres que indiquen el contenido o tema. Los materiales históricos no deben ser enviados o entregados sin consultar primero con el personal de archivos. Los archivos deben evaluar todos los materiales ofrecidos y pedir al donante que firme un contrato de donación.
El archivista o curador necesitará saber la localización actual de todo el material digital que usted está interesado en donar, tales como discos duros externos, memorias USB, otros aparatos de computación, almacenamiento conectado en red o en nube, o en Internet.
Varios tipos de materiales pueden ser valiosos para un investigador. Una lista de éstos se puede encontrar a continuación. Es importante que el personal del archivo pueda evaluar sus materiales para determinar su valor histórico perdurable.
¿Es necesario “depurar” los materiales o reorganizarlos?
Los archivistas son expertos en identificar materiales que deben ser transferidos a una colección de archivos o una biblioteca de manuscritos. Usted debe contactar al personal de la colección de archivos antes de depurar, desechar o reorganizar papeles o documentos de cualquier localización o formato, ya que se corre el riesgo de perder o depreciar el valor investigativo de los documentos si se eliminan artículos o si los documentos son reorganizados. Es de gran ayuda si usted provee información sobre el trasfondo de sus materiales, como por ejemplo el nombre de las personas que aparecen en un grupo de fotografías, o la historia o significado que guarda un artículo personal o de su familia. El archivista o curador podría visitarlo en su casa u oficina para revisar sus materiales y una vez haya firmado el contrato de donación, facilitar la transferencia de los mismos hacia la colección de archivos.
A pesar de que una colección de archivos no puede aceptar todo lo que usted ofrece (ya sea debido a las limitaciones de personal y espacio o porque los materiales no están dentro de los criterios de adquisición de la institución en particular), generalmente estan dispuestos a revisar el material. Si la donación no se considera apropiada para una colección de archivos, se puede referir o recomendar la misma a otra colección de archivos. Las colecciones de archivos se enfocan en preservar materiales raros y únicos y, generalmente, no toman publicaciones que están ampliamente disponibles en otros lugares, tales como revistas populares. En algunos casos los materiales ofrecidos pueden tener más valor sentimental que histórico y, por lo tanto, deberán ser guardados por el individuo o la familia.
Diversos materiales provenientes de sus documentos personales o familiares, como lo son fotografías familiares, correos electrónicos, objetos de memorabilia y certificados de matrimonio, a menudo resultan ser de gran valor para investigadores. Imágenes cortesía de la colección Benjamin K. Edwards, la División de Impresiones y Fotografías de la Biblioteca del Congreso de Estados Unidos, la Bóveda de Wolfgang en Reno, Nevada y los Archivos Nacionales y Administración de Documentos de los Estados Unidos.
A continuación, presentamos una lista de materiales encontrados usualmente en documentos personales y familiares, que resultan de valor para investigadores. Esta lista es ilustrativa y no definitiva. Se muestra aquí la amplia gama de documentación que usualmente podría resultar útil para la investigación histórica o administrativa:
Otros artículos de interés incluyen expedientes o documentos relacionados con las actividades cívicas, comerciales, religiosas, políticas, o sociales de un individuo.
Favor de notar que la lista también hace referencia a las versiones digitales de tales artículos. Además, la colección de archivos podría requerir descargar material digital directamente desde su computadora. Parte de ese proceso incluye discutir y describir el uso personal o profesional de su computadora, incluyendo la organización, los nombres y el almacenamiento de archivos, especialmente si los archivos están almacenados en lugares distintos a su computadora personal. El archivista o curador necesitará saber en dónde se encuentra el material digital que desea donar, por ejemplo, si está almacenado en discos duros, unidades USB o flash, o si está almacenado en la nube, el Internet, o red de área.
Deberá tener en consideración que cualquier material digital que desee donar, incluyendo computadoras, discos duros u otros medios de almacenamiento digital, podrán contener contraseñas, historial de búsquedas o navegación web, archivos de otros usuarios, o copias (o copias parciales) de archivos que no fueron completamente eliminadas.
El hecho de que estos archivos sean o no evidentes para los investigadores dependerá del método de transferencia y de la forma en que la colección de archivos maneje el material digital, el cual podría cambiar con el tiempo a medida de los avances tecnológicos. Considere comentar a tiempo cualquier inquietud que tenga sobre el contenido eliminado con el archivista o curador.
Iglesias, organizaciones políticas, empresas, grupos de interés económico, grupos comunitarios, asociaciones de voluntarios, asociaciones profesionales y otras organizaciones colectivas generan materiales que documentan sus propósitos, políticas y actividades. Un individuo o familia podrán tener en su posesión los archivos de tal empresa u organización y este material podrá tener un significado importante. Además de documentos y registros, algunas colecciones de archivos (o sus museos o bibliotecas afiliadas) también coleccionan artefactos, obras de arte, libros, mapas y música.
Los archivistas le podrán ayudar eficazmente si hace una cita con antelación. Si no está seguro de cómo contactar una colección de archivos en su área, comience con la sociedad histórica local o estatal, o con el archivo estatal. La Sociedad de Archivistas Americanos (www.archivists.org) también podrá proporcionarle sugerencias.
Donaciones
La mayoría de las colecciones de archivos solo pueden costear los materiales y la labor de preservación de los objetos que poseen. Por lo tanto, la mayoría de las colecciones de archivos aceptan donaciones de documentos individuales o familiares, pero generalmente no aceptan este material en calidad de depósito transitorio o de préstamo. Por tal razón se pide a los donantes que firmen un contrato de donación, lo cual significa formalmente que los documentos o materiales pasarán a ser propiedad de una colección de archivos.
Acceso de las colecciones
El acceso a los materiales donados se rige por el reglamento de una colección de archivos, el cual dicta la disponibilidad, duplicación y publicación de los mismos. Como donante potencial deberá familiarizarse con el reglamento de una colección de archivos particular y discutir detalles, dudas o inquietudes con el archivista o curador antes de completar el contrato de donación. La descripción final de la colección puede tomar algún tiempo. La velocidad con que los archivos publican las descripciones de las colecciones en sus portales de internet, varía de un archivo a otro. Se recomienda por lo tanto que discuta este proceso con el archivista o curador para conocer las prácticas de una colección de archivos en particular.
Restricciones de acceso de las colecciones
Hable con el archivista en caso de que usted sospeche o le preocupe que parte del material que usted desea donar presente un riesgo de confidencialidad o amenace la privacidad de otras personas. Esté preparado para identificar artículos o grupos de artículos que presenten riesgo y también para discutir con el archivista la posibilidad de restringir el acceso de los mismos antes de firmar el contrato de donación. Aunque la misión de las colecciones de archivos es de permitir el acceso ilimitado de materiales para los investigadores, igualmente podrían aceptar restricciones razonables y equitativas por períodos de tiempo limitado.
Archivistas cuidarán profesionalmente de sus registros personales y familiares. Imagen cortesía de la Biblioteca Beinecke de Libros Raros y Manuscritos, Universidad Yale.
Derechos de autor/Propiedad intelectual
La otorgación de derechos de autor es comúnmente un proceso complejo, por lo cual el donante deberá trabajar con personal de una colección de archivos para aclarar problemas de titularidad. Generalmente, el derecho de autor pertenece al creador de escritos y otros materiales originales (tales como fotografías y música), pero éste puede ser legalmente transferido a herederos u otros. Además, la titularidad de derechos de autor es separada de la propiedad del material físico (la carta o fotografía). Los archivistas comúnmente preguntan a los donantes no solo por las colecciones físicas, sino además, por cualquier propiedad intelectual que el donante pueda tener sobre ellas. Esta solicitud hace más fácil el uso de los materiales en trabajos de investigación.
De acuerdo a la ley de derechos de autor de los Estados Unidos, las colecciones de archivos pueden proveer copias de documentos existentes bajo su custodia para uso académico y/o de investigación. La ley contempla una excepción por uso razonable que permite a los investigadores publicar partes de un documento protegido por derechos de autor. Para publicar o citar secciones extensas del material es necesario obtener permiso del titular de los derechos de autor. Si desea saber más sobre derechos de autor, ingrese a www.copyright.gov, o pregúntele a su abogado.
Donaciones condicionadas
Una colección de archivos usualmente no podrá garantizar al donante que los materiales donados serán usados en una exposición o usados en alguna forma específica como condición para aceptar una donación.
Evaluación monetaria para deducción de impuestos
En circunstancias excepcionales, puede ser posible que un donante obtenga una deducción de impuestos por la donación de materiales o documentos a una colección de archivos. Hable con un contador o abogado contable sobre esta posibilidad. Los archivistas no pueden ofrecer consejos u orientación sobre impuestos ni hacer una evaluación monetaria de un grupo de materiales o documentos que estén siendo considerados para una posible donación a una colección de archivos. Un archivista puede proveer al donante de una lista local de tasadores de manuscritos, quienes (por una cuota) realizan evaluaciones del valor monetario. Dependerá del donante hacer los arreglos y pagar por una evaluación como esta. Algunas colecciones de archivos permiten que tasadores contratados por donantes accedan a los documentos, mientras que otros prefieren que la evaluación sea hecha antes de depositar estos en la colección de archivos.
Donaciones monetarias
La mayoría de las colecciones de archivos son organizaciones sin fines de lucro. Preparar los materiales para que puedan ser usados por investigadores es el proceso más costoso en una colección de archivos. A pesar de que las donaciones de dinero son raramente un prerequisito para aceptar una colección, aquellos donantes con la capacidad de apoyar monetariamente a una colección de archivos para costear la organización, catalogación y preservación de sus colecciones personales o familiares, son invitados a discutir esta posibilidad con el archivista.
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