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Los donantes de materiales históricos son individuos u organizaciones que deciden entregar sus materiales a repositorios especializados como sociedades históricas, archivos y bibliotecas de colecciones especiales.
Usualmente, los materiales que son donados en este tipo de organizaciones incluyen documentos, registros y material en formato digital, que documentan historias personales y familiares. Estos materiales también pueden referirse al trasfondo histórico de organizaciones como empresas, asociaciones comunitarias y grupos religiosos. Las colecciones de archivos o repositorios son administrados por profesionales en bibliotecología y ciencias de la información como archivistas, bibliotecarios y curadores, quienes son responsables de organizar, preservar y hacer accesibles estos materiales para uso público.
La relación entre usted, como donante y las colecciones de archivos, se fundamenta en un acuerdo mutuo basado en condiciones establecidas por el donante para otorgar sus materiales, y la necesidad del repositorio de cumplir con su misión y responsabilidades en la preservación de materiales históricos.
Usted deberá revisar los materiales a donar con el archivista o curador y dialogar sobre los reglamentos y procedimientos para la conservación y uso de los mismos. La mayoría de las colecciones de archivos se rigen por un reglamento de archivos que específica y establece el debido uso y cuidado de materiales donados. Una vez ambas partes (donante y profesionales de archivos) acuerdan que el repositorio o el archivo en cuestión se hará responsable de preservar los materiales, se procede a firmar un contrato de donación final.
El contrato de donación representa un acuerdo legal y formal entre el donante y la colección de archivos. Este documento transfiere al repositorio los derechos de autor sobre el material donado y le confiere potestad legal sobre estos, buscando un acuerdo legal que sea de mutuo beneficio para el donante y para la colección de archivos. El contrato es firmado por un donante o su representante y un profesional del repositorio, luego de discutir y revisar las diferentes secciones y especificaciones del mismo. Las firmas en un contrato de donación consolidan la relación legal entre el donante y la colección de archivos, así como el estatus legal de los materiales.
Hay varios criterios que son esenciales en cualquier contrato de donación y algunos otros pueden ser particulares de cada colección de archivos o repositorio. Normalmente, un contrato de donación identifica al donante, describe los materiales, transfiere la propiedad legal de los materiales a la colección de archivos, establece disposiciones para el uso de los materiales, especifica derechos de propiedad intelectual, e indica el manejo de los materiales que no serán aceptados en la donación. Si usted tiene preguntas o inquietudes sobre el lenguaje del contrato de donación, no dude en exigir aclaraciones al archivista, al curador o a un abogado.
Nombre del donante y el destinatario/a
Si usted es el creador y/o coleccionista de los materiales que está donando, su nombre legal completo es el único requisito de esta sección del contrato. Si usted está representando a otro creador y/o coleccionista, los materiales deberán incluir información sobre su relación con esa persona o entidad. Usted podría anotar, por ejemplo, que el individuo es su hermano (a), sobrino(a), hijo(a) o agente comercial. Si usted no es el creador de los materiales, el repositorio podría exigir una verificación escrita y legal que garantice que usted cuenta con la autorización necesaria para donar los materiales. La colección de archivos se identificará en el contrato como consignatario oficial de los materiales donados.
Título y descripción de los materiales donados
El título es generalmente un resumen descriptivo creado por el personal de archivos con el asesoramiento del donante, que identifica el contenido de la colección. Por ejemplo “Papeles de Juan del Pueblo,” o “los Documentos de la Primera Iglesia Bautista de Detroit.” La colección de archivos puede solicitar mayor especificidad en la descripción de los materiales o puede adjuntar un inventario detallado de los materiales al contrato.
Transferencia del uso legal de materiales donados
En esta sección, el donante accede a formalizar la transferencia de la potestad, uso legal y custodia física de los materiales donados a la colección de archivos, incluyendo estipulaciones para futuras donaciones. El contrato de donación especificará la fecha a partir de la cual los materiales donados pasarán a ser propiedad de la colección de archivos (lo cual usualmente sucede cuando se firma el contrato de donación y/o cuando los materiales se transfieren físicamente a los archivos). Una vez finalizados los acuerdos y documentos de donación, la colección de archivos asume responsabilidad del manejo y cuidado de los materiales donados, siguiendo estándares profesionales de archivística y de acuerdo con la misión y los objetivos de la colección.
Los repositorios y colecciones de archivos usualmente prefieren aceptar donaciones que les transfieran los derechos de autor sobre los materiales. Para una colección de archivos los costos de almacenamiento, de preservación y de crear acceso para las colecciones pueden resultar onerosos, por lo que generalmente solo pueden costear los materiales bajo su custodia. La mayoría de archivos no aceptan materiales en condición de préstamo. Los archivos que aceptan materiales en préstamo por lo general lo permiten a través de un acuerdo legal de custodia temporal, que deberá reflejar los términos del préstamo y la duración del mismo. En el caso que usted done materiales creados en formato digital, es muy posible que la colección de archivos le solicite no donar los mismos materiales a otros repositorios.
Una vez se transfiere el uso legal de los materiales a una colección de archivos, estos son revisados por personal del repositorio. En este proceso puede encontrarse la necesidad de modificar el formato de algunos de los materiales. Por ejemplo, la preservación a largo plazo de materiales en estado frágil es la razón principal para microfilmar, digitalizar, crear varias versiones digitales, o para crear copias para uso investigativo. Un repositorio también pudiera presentar o diseminar versiones digitales en su sitio web siguiendo los límites establecidos de derecho de autor. A menos que usted especifique lo contrario en el contrato de donación, cuando usted transfiere la propiedad legal de sus materiales a los archivos, usted acepta que el personal pueda tomar decisiones sobre modificar el formato original y la presentación visual de los materiales.
El archivista o curador discutirá con usted las condiciones y procedimientos que se seguirán para transportar su donación a la colección de archivos. En algunos casos, se requiere una visita del archivista o curador a su residencia u oficina. La colección de archivos podría preferir obtener material digital directamente de su computadora. Como parte de ese proceso, será necesario conocer más sobre su modo de usar la computadora en su trabajo o en su vida personal. Esto hace referencia a su forma de organizar y nombrar archivos, así como sus prácticas para almacenar archivos, especialmente si usted almacena materiales en unidades diferentes a su equipo. El archivista o curador necesitará conocer la localización actual de todo el material digital que usted desea donar, como discos duros externos, memorias USB, otros equipos de almacenamiento, redes de área, en la nube, o en otras ubicaciones en Internet.
Acceso a la colección
Una misión esencial de los archivos es la de crear acceso de los materiales al público. Imagen cortesía de Carleton College Archives.Una misión esencial de los depósitos es hacer que sus colecciones sean abiertas y disponibles para la investigación. Puede haber casos, sin embargo, cuando un donante o un depósito siente que sea apropiado restringir el acceso a todos los materiales o a una porción de ello por un período de tiempo limitado y claramente establecido.
Si los materiales que usted dona contienen expedientes escolares, registros financieros, registros médicos o casos judiciales relacionados con terceros (personas que no sean usted, sus antepasados inmediatos o su organización), puede haber leyes federales o estatales de privacidad que regulen la donación. Si usted tiene conocimiento sobre la existencia de este tipo de materiales dentro de su donación, comuníquelo inmediatamente al archivista o al curador. Usted también puede solicitar que el archivista o curador evalúe con usted los materiales de terceros que el archivo descubra durante el proceso de catalogación.
Tenga en cuenta que cualquier material digital que usted done, incluyendo computadoras, discos de computadora y otros medios de almacenamiento digital, pueden contener contraseñas, historial de navegación web, archivos de otros usuarios y copias de archivos aparentemente eliminados. Que estos archivos sean evidentes o no a los investigadores dependerá en el método inicial de transferencia, la política de acceso, y los procedimientos para la manipulación de material digital. Todos estos criterios pueden variar con el tiempo y con los cambios tecnológicos. Discuta cualquier inquietud relacionada con el contenido eliminado en sus materiales con el archivista o curador.
Si sus preocupaciones van más allá de estos tipos de materiales, explíquelos al archivista o curador y sea lo más específico posible al indicar los documentos que desea restringir. Si es necesario, el archivista puede trabajar en conjunto con usted para encontrar un lenguaje sobre la restricción de sus materiales por un tiempo específico, de modo que la restricción resulte aceptable para usted y que pueda ser exigida por los archivos o repositorio.
Transferencia de derechos de propiedad intelectual
Cuando usted firma un contrato de donación, usted transfiere la propiedad legal de los materiales físicos y/o digitales a una colección de archivos. La titularidad de los derechos de propiedad intelectual (sobre todo derechos de autor, pero también incluyendo marcas registradas y los derechos de patente) se pueden también transferir legalmente por medio del contrato de donación. Generalmente, los derechos de autor pertenecen al creador de escritos o de otro material original, tales como fotografías o música. Habitualmente se recomienda a los donantes transferir al depósito todos los derechos que poseen sobre los materiales donados. Esto facilita que los investigadores puedan citar o publicar documentos. Si desea conservar todos o una parte de sus derechos de propiedad intelectual, puede incluir una disposición sobre esto en el contrato de donación. Sin embargo, usted y el archivista o curador deben acordar una fecha para transferir todos los derechos a los archivos de forma definitiva. Para el contenido digital, a diferencia de titularidad de los derechos de autor, una licencia por separado puede ayudar a una colección de archivos a gestionar la preservación y el uso de los contenidos. Usted no puede transferir la titularidad de los derechos de autor sobre las obras de otros que hacen parte de su donación, como cartas dirigidas a usted pero escritas por otros.
Bajo los términos de la ley de derechos de autor de los Estados Unidos, las colecciones de archivos pueden proporcionar copias de los elementos en sus colecciones para investigación académica, independientemente de quién posee los derechos de autor. Bajo la exención de "uso justo," la ley permite que los investigadores publiquen partes de un documento protegido por derechos de autor. El permiso para publicar o citar extensamente el material deberá obtenerse del titular de los derechos de autor. Para conocer más sobre derechos de autor, visite la página www.copyright.gov o pregunte a su abogado.
Separaciones
Durante el transcurso de la organización y descripción de los materiales que se reciben en donación, el personal de archivos retendrá documentos con valor histórico perdurable y excluirá aquellos documentos que están duplicados o que están por fuera de los criterios de adquisición del archivo. Analice y acuerde con el archivista o curador sus preferencias para la disposición de los materiales separados. El acuerdo puede quedar recogido en el contrato de donación. Las opciones para manejar el material separado incluyen destruir materiales no relacionados, trasladarlos a otra colección o archivo, o regresarlos directamente a usted. Su preferencias sobre estas opciones pueden ser incluidas en el contrato de donación.
Puntos adicionales a considerar
Las colecciones de archivos varían ampliamente respecto a los tipos de materiales que acogen, la comunidad de usuarios que sirven y las instalaciones en donde los materiales se conservan y donde se provee acceso al público. Como resultado, una colección de archivos puede requerir o permitir que el contrato de donación contenga lenguaje relacionado con una gran multiplicidad de cuestiones. Si tiene alguna inquietud acerca de lo que está o no está incluido en un contrato de donación, es importante que la comunique al archivista o al curador antes de firmar el acuerdo. Aunque una colección de archivos no siempre puede satisfacer todas las solicitudes específicas, siempre es mejor discutir todos las temáticas relevantes para los donantes.
Tara Laver, miembro de la Sociedad de Archivistas Americanos y Curadora de Manuscritos de la Universidad del Estado de Louisiana, Baton Rouge, trabajando con L. P. Bordelon, donante. Imagen cortesía de la Universidad del Estado de Louisiana.Es importante firmar el contrato de donación tan pronto como usted y el archivista o curador hayan discutido y acordado sus disposiciones. Son pocas las colecciones de archivos que aceptarán una colección sin un contrato de donación firmado. Si es necesario, el contrato de donación puede ser enmendado si ambas partes están de acuerdo. Las enmiendas deben ser firmadas y fechadas tanto por el donante como por el representante de la colección.
Bajo ciertas circunstancias un donante puede obtener o solicitar una deducción de impuestos por concepto de donación de materiales a una colección de archivos. Consulte con su contador o abogado contable sobre esta posibilidad. Los archivistas no pueden ofrecer consejos u orientación sobre impuestos ni hacer una evaluación monetaria del grupo de materiales o documentos que estén siendo considerados para donación a un archivo. El archivista puede proveer al donante una lista local de tasadores de manuscritos, quienes (por una cuota) realizan evaluaciones del valor monetario de los mismos. El donante será responsable de hacer las diligencias necesarias y pagar por una evaluación como esta.
